Avis d’information IA 2024-002 –Audits des systèmes de gestion

Avis d’information IA 2024-002 –Audits des systèmes de gestion [PDF 330 ko]

Dossier 5061574
Le 11 octobre 2024

Vous trouverez ci-joint l’avis d’information de la Régie de l’énergie du Canada intitulé CER IA 2024-002, qui résume les constatations des audits de systèmes de gestion qu’elle a effectués en 2023-2024. Ces audits portaient sur la gestion des salles de commande et la prévention des dommages par les sociétés réglementées.

Il est important de communiquer ces constatations afin que toutes les sociétés soient au fait des améliorations qu’elles doivent apporter à leurs systèmes de gestion. Les sociétés sont censées cerner, analyser et gérer de façon proactive les dangers et les risques afin de prévenir les dommages aux personnes, aux biens et à l’environnement. La Régie communique les constatations des audits à toutes les sociétés réglementées afin qu’elles puissent examiner de façon proactive leur système de gestion pour déterminer si les problèmes auxquels le présent avis d’information fait référence s’appliquent à leur situation, et y donner suite, car la Régie intégrera ces apprentissages à ses futures activités de vérification de la conformité et de surveillance, y compris les audits.

Si vous avez besoin de plus amples renseignements ou d’éclaircissements, veuillez communiquer avec le directeur des audits, de l’exécution et des enquêtes au numéro sans frais 1-800-899-1265.

Comme tous les avis, celui-ci est aussi publié sur le site Web de la Régie.

Cordialement,

Signé par

Tracy Sletto
Présidente-directrice générale

Pièce jointe : Audits des systèmes de gestion de 2023-2023 de la Régie de l’énergie du Canada : Avis d’information de la Régie IA 2024-002

Avis d’information
REC – IA 2024-002
Le 11 octobre 2024

Audits des systèmes de gestion de 2023-2024 de la Régie de l’énergie du Canada

Motifs de la délivrance

La Régie de l’énergie du Canada exige que toutes les sociétés établissent et mettent en œuvre un système de gestion efficace pour recenser et analyser de manière proactive les dangers et gérer les risques s’y rattachant de manière à prévenir les préjudices aux personnes et à l’environnement. Un système de gestion bien conçu et correctement mis en œuvre, en conformité avec le Règlement de la Régie canadienne de l’énergie sur les pipelines terrestres (DORS/99-294) (« RPT »), permet de gérer les dangers, de tirer des enseignements et d’apporter constamment des améliorations dans l’ensemble de l’organisation. Jumelé à une culture de sécurité forte, il aide à obtenir de bons résultats en matière de sécurité et de protection de l’environnement.

Renseignements généraux

Dans le cadre de ses activités permanentes de surveillance, la Régie, par le truchement de son programme de vérification de la conformité de 2023-2024, s’est concentrée sur deux volets des systèmes de gestion, soit la gestion de la salle de commande et le programme de prévention des dommages. Trois sociétés ont fait l’objet d’un audit dans chaque domaine, pour un total de six audits. Les sociétés ont été choisies en fonction du modèle de détermination des risques et d’établissement des priorités de la Régie. Chaque audit était axé sur une question ou une exigence relative au système de gestion. Ces audits ciblés aident la Régie à promouvoir la conformité aux exigences relatives aux systèmes de gestion dans l’ensemble du secteur de l’énergie. Les deux sujets ont fait l’objet d’audits au cours des années précédentes. Les objectifs des audits sont exposés en détail dans les rapports sur le site Web de la Régie.

La Régie attribue l’une des deux constatations possibles à chaque protocole d’audit, soit aucun problème relevé ou non conforme. Une constatation selon laquelle aucun problème n’a été relevé indique que d’après l’information fournie par la société et examinée par les auditeurs en regard de la portée de l’audit, aucune non-conformité n’a été relevée. Une constatation de non-conformité indique que la société n’a pas démontré qu’elle a satisfait aux exigences légales, ce qui nécessite l’élaboration d’un plan de mesures correctives et préventives pour redresser la situation.

En juillet 2021, la Régie a publié les protocoles de vérification du système de gestion et des programmes de protection, dans lesquels elle précisait ses attentes à l’égard des sociétés réglementées en ce qui a trait à leurs obligations en matière de systèmes de gestion. Ces protocoles s’appliquent aux leçons apprises décrites dans le présent avis d’information et devraient être consultés pour plus de contexte.

Leçons apprises de l’audit

Les lacunes relevées dans le cadre des audits sont résumées ci-après afin de promouvoir l’apprentissage et l’amélioration au sein de toutes les sociétés réglementées par la Régie. Le présent avis d’information renferme un résumé général des problèmes relevés d’une année à l’autre et des constatations propres aux deux volets de l’audit. Pour un résumé plus détaillé, veuillez consulter les rapports d’audit sur le site Web de la Régie.

Généralités

L’un des principaux domaines où les auditeurs de la Régie continuent de constater des problèmes d’une année à l’autre, quel que soit le sujet, est lié à la mise en place de processus appropriés.

Les auditeurs de la Régie surveillent plusieurs composantes d’un processus lorsqu’ils effectuent un audit. Une définition partielle de ce qui est requis pour un processus est fournie ci-après. Le RPT fait état de plusieurs aspects qui nécessitent un processus.

« Série documentée de mesures à prendre dans un ordre établi en vue d’un résultat précis. Pour que le processus soit conforme, il doit tenir compte des éléments suivants :

• décrire le but, la portée, l’objectif et les résultats précis que le processus est censé atteindre;
• décrire la série de mesures ou d’étapes interactives qui ont lieu dans un ordre établi;
• définir les rôles, les responsabilités et les pouvoirs du personnel pour s’assurer que le processus est bien appliqué;
• renvoyer, au besoin, à d’autres processus, procédures et instructions de travail pertinentes; décrire comment il est intégré à chaque programme visé à l’article 55;
• Les processus doivent comprendre des mesures précises, y compris quant aux rôles, responsabilités et pouvoirs des personnes qui établissent, gèrent et mettent en œuvre le processus.
• Les processus doivent intégrer ou inclure un lien avec les procédures, au besoin, pour répondre aux exigences du processus. »

Les sociétés devraient revoir leurs processus et s’assurer qu’ils correspondent à cette définition. De plus amples renseignements sur les résultats attendus par la Régie se trouvent dans les protocoles et lignes directrices visant l’audit des activités d’exploitation des sociétés.

Voici d’autres constatations propres à chaque sujet de l’audit :

Audits sur la gestion de la salle de commande

Les audits sur la gestion de la salle de commande ont porté sur la conformité au RPT et à et la norme de l’Association canadienne de normalisation Z662:2019 – Réseaux de canalisations de pétrole et de gaz.

Les salles de commande surveillent divers paramètres pour l’ensemble des pipelines, comme les lectures relatives aux débits, à la pression et à la température. Les salles de commande constituent souvent la première ligne de défense pour repérer les anomalies et intervenir. Auditer les pratiques de gestion de la salle de commande est un moyen proactif de déterminer ce qui fonctionne bien et ce qui pourrait être amélioré.

Les audits sur la gestion de la salle de commande ont révélé des problèmes dans les domaines suivants :

• Les documents relatifs au programme ne sont pas entièrement mis en œuvre et en sont encore à l’étape de l’ébauche.
• La société exploite des salles de commande différentes avec des inventaires des dangers différents et des activités de formation différentes pour les mêmes produits et les mêmes besoins opérationnels. Cette lacune a mis en lumière le fait que le système de gestion de la société ne dicte pas entièrement ses processus et ses activités.
• Certaines procédures prévues manquaient dans les manuels d’exploitation et d’entretien en ce qui a trait aux fonctions de la salle de commande.
• La société n’a pas été en mesure de démontrer qu’elle avait réalisé un audit de ses systèmes de commande de pipelines au cours des trois dernières années.

De plus, des problèmes liés au contrôle des documents ont été relevés, notamment :

• un suivi inefficace de l’historique des révisions;
• des documents dont les responsables n’étaient pas définis;
• une période de révision indéfinie.

La constatation de non-conformité la plus fréquente parmi les audits sur la gestion de la salle de commande a trait aux paragraphes 55(1) et 55(2) du RPT. Cette disposition exige des sociétés qu’elles vérifient leurs systèmes de contrôle des pipelines au moins tous les trois ans et qu’elles documentent les lacunes et les mesures correctives correspondantes.

Audits sur le programme de prévention des dommages

Les audits sur le programme de prévention des dommages ont porté sur la conformité au RPT et au Règlement de la Régie canadienne de l’énergie sur la prévention des dommages (obligations des compagnies pipelinières) (« RPD-O »). La réglementation sur la prévention des dommages s’applique à toute activité qui occasionne le remuement du sol à proximité d’un pipeline ou d’une ligne de transport d’électricité de ressort fédéral. La prévention des dommages est une responsabilité partagée entre les sociétés réglementées, les propriétaires fonciers, les parties prenantes et les personnes qui vivent et travaillent à proximité de pipelines et de lignes de transport d’électricité de ressort fédéral. Les audits sur le programme de prévention des dommages portent sur toutes les activités menées par les sociétés réglementées à l’interne et à l’externe pour assurer la sécurité des pipelines.

Les audits sur le programme de prévention des dommages ont révélé des problèmes dans les domaines suivants :

• aucun programme de prévention des dommages qui satisfait aux exigences du RPT et du RPD-O;
• le défaut de signaler à l’interne les dangers liés à des activités non autorisées;
• le programme de prévention des dommages n’a pas intégré tous les processus et marches à suivre d’un programme;
• les documents n’ont pas été mis à jour ou tenus à jour correctement;
• les mécanismes de contrôle ne tiennent pas compte des risques;
• les mécanismes de contrôle n’étaient pas exhaustifs;
• les mécanismes de contrôle ne sont pas communiqués aux travailleurs exposés aux risques;
• les changements ne sont pas gérés de façon uniforme;
• les tâches et rôles du personnel clé du programme de prévention des dommages ne sont pas documentés;
• la société ne met pas en œuvre ses activités de relations publiques.

La majeure partie des constatations de non-conformité des six audits avaient trait à l’alinéa 16f) du RPD-O (programme de prévention des dommages), qui exige un processus de gestion des demandes de consentement présentées pour construire une installation au-dessus, au-dessous ou le long d’un pipeline, pour exercer une activité qui occasionne un remuement du sol dans la zone réglementaire ou pour faire franchir un pipeline par un véhicule ou de l’équipement mobile.

Étapes suivantes

Les sociétés réglementées par la Régie sont censées examiner les lacunes relevées dans le présent avis d’information et les corriger au besoin ainsi que confirmer que leurs systèmes de gestion en sont exempts. La Régie intégrera ces apprentissages à ses futures activités de vérification de la conformité et de surveillance, qui pourraient comprendre des audits axés sur ces questions.

Date de modification :

2024-12-04